Nel caso in cui un dipendente sia autorizzato con propri mezzi a una trasferta di lavoro fuori dal Comune in cui è ubicata l’azienda, i rimborsi delle trasferte come devono essere trattati dal punto di vista fiscale? A questa domanda ha risposto l’Agenzia delle Entrate in seguito alla presentazione dell’Interpello 405 / 2022.
L’indennità di trasferta nel Tuir
L’articolo 51 del Tuir comma 1 prevede che il reddito di lavoro dipendente è costuito da : «tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro»
Lo stesso articolo 51 prevede però alcune eccezioni, cioè delle voci che non devono essere computate ai fini della determinazione della base imponibile. Vi sono naturalmente delle eccezioni e sono contemplate nello stesso articolo 51 al comma 5, in particolare si rende necessario affrontare il tema delle trasferte. Il comma 5 prevede che se la trasferta avviene nel Comune in cui è ubicata l’azienda, le indennità e i rimborsi per le spese di trasferta, tranne quelle analiticamente comprovate, ad esempio biglietti per mezzi pubblici, concorrono a determinare il reddito e quindi rientrano nella base imponibile. Diversa è la situazione per le trasferte fuori dal Comune.
In questi casi sono contemplate diverse ipotesi.
Per le trasferte fuori dal Comune le cui spese sono dimostrate in modo analitico ( quindi con pagamenti giustificati) è previsto che non concorrano alla determinazione del reddito /base imponibile. È esclusa l’imponibilità anche dell’indennità chilometrica.
Diverso è il caso in cui le spese devono essere determinate in modo forfettario. In particolare la Circolare 326 del 1997 paragrafo 2.4 ha precisato che per i viaggi compiuti dai dipendenti con i propri mezzi le spese devono essere determinate dal datore di lavoro in base ad elementi diretti e indiretti, ma concordanti.
Le tabelle Aci nella determinazione forfettaria delle spese di trasferta con mezzo del dipendente
La Risoluzione 32/E del 30 ottobre 2015 sottolinea che in tali casi devono essere utilizzate le tabelle ACI, tenendo in considerazione percorrenza, tipo di mezzo utilizzato e costo chilometrico in base al tipo di vettura.
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Il caso: datore di lavoro non può determinare le spese di trasferta in modo forfettario applicando i costi del trasporto pubblico
Nel caso in oggetto l’istante ( un Comune) intende autorizzare il dipendente ad effettuare trasferte fuori dal Comune con mezzo proprio riconoscendo un’ indennità pari alle spese che il dipendente dovrebbe sostenere utilizzando i mezzi pubblici. L’Agenzia delle Entrate nella risposta ad interpello 405 del 2022 non è però d’accordo con tale scelta in quanto contrastante con la prassi e con la circolare su citata che prevede l’uso delle tabelle Aci.
Per questo motivo sottolinea che, se i costi che il dipendente dovrebbe sostenere con l’uso dei mezzi pubblici è uguale o inferiore rispetto a quanto risulta applicando le tabelle ACI, gli indennizzi così determinati non andranno a incidere sul reddito imponibile. In caso contrario, cioè se i rimborsi calcolati utilizzando le tabelle ACI sono inferiori rispetto a quelli che invece si applicano utilizzando come parametro i costi da sostenere con i mezzi pubblici, la parte eccedente rispetto alla tabella ACI deve essere computata nel reddito imponibile.
Il punto di riferimento per determinare le spese di trasferta sono sempre le tabelle Aci, quindi si possono utilizzare altri metodi di determinazione solo se il risultato è inferiore o uguale rispetto a quanto previsto da dette tabelle. In caso contrario tutte le somme riconosciute come spese di trasferta eccedenti rispetto alle tabelle devono essere imputate al reddito imponibile e quindi non vi è l’esenzione dalla tassazione.
