La gestione di un’associazione culturale è simile a quella di tutte le normali associazioni, che siano sportive, ricreative, di volontariato o di promozione sociale. Nella gestione di un’associazione elementi importanti sono la sede, il fine e l’attività, l’iscrizione e i diritti dei soci, gli organi, il patrimonio, il divieto di distribuire utili e il bilancio insieme ai libri contabili.
Associazione culturale, la sede e l’attività
L’associazione culturale cita la sede nell’atto costitutivo e nello statuto, ragione per la quale è necessario comunicare all’Agenzia delle entrate anche l’eventuale cambio di sede. La sede legale rappresenta il luogo dove sono depositati gli atti dell’associazione e dove arriva la posta. Può essere anche l’indirizzo di residenza di uno dei soci. L’attività dell’associazione deve essere conforme a quanto prevede la normativa: si tratta di un ente di diritto privato che svolge la propria attività senza fini di lucro.
L’iscrizione dei soci all’associazione culturale
Chiunque può iscriversi all’associazione: condizione indispensabile è la condivisione degli obiettivi e delle finalità dell’associazione stessa, oltre a concorrere per realizzarli. Dunque i soci condividono pienamente gli obiettivi e le finalità per i quali è stata costituita l’associazione. Per l’iscrizione è necessaria presentare domanda in modalità scritta: la stessa deve essere accettata dall’Assemblea dei soci o dal Consiglio direttivo. L’eventuale rifiuto deve essere motivato ed è ammesso reclamo all’Assemblea nel caso in cui l’ammissione spetti al Consiglio direttivo.
Nella domanda, ogni aspirante socio deve dichiarare di voler partecipare alla vita dell’associazione, di accettare senza riserve i principi etici contenuti nello statuto e di condividere le finalità, le attività e i metodi dell’associazione stessa.
Diritti dei soci dell’associazione culturale
Vari sono i diritti che spettano ai soci dell’associazione culturale. Innanzitutto possono partecipare all’assemblea e votare per l’approvazione o per le modifiche dello statuto e dei regolamenti. I soci votano anche l’approvazione del bilancio annuale e la nomina degli organi sociali. Inoltre partecipano alle attività e alla vita dell’associazione nel cui ambito possono esprimere liberamente il proprio pensiero sia nei confronti dell’associazione che delle persone coinvolte. Infine, i soci ricevono informazioni riguardo la vita associativa e possono essere eletti nelle cariche sociali.
Organi dell’associazione culturale: l’Assemblea dei soci
L’Assemblea dei soci rappresenta l’organo sovrano dell’associazione. Si compone di tutti i soci che siano in regola con i versamenti delle quote sociali e dei contributi richiesti annualmente. Devono essere, inoltre, iscritti nel Libro soci. L’Assemblea viene convocata dal presidente (che la presiede) almeno una volta all’anno o, comunque, ogni volta che lo ritenga necessario. La convocazione deve essere fatta almeno 15 giorni prima della data prevista per l’assemblea. È necessaria la pubblicità: l’avviso deve essere esposto nella sede sociale e deve contenere la data, l’ora, il luogo e l’ordine del giorno. Le delibere sono adottate a maggioranza assoluta, ovvero è necessario il voto favorevole della metà più uno dei partecipanti.
Cosa delibera l’Assemblea straordinaria dei soci?
In alcune occasioni è necessario convocare l’Assemblea straordinaria che delibera:
- la modifica dello statuto;
- lo scioglimento dell’associazione culturale;
- la nomina del liquidatore.
Il Consiglio direttivo dell’associazione culturale
L’organo del Consiglio direttivo dell’associazione culturale è composto dai membri designati tra quelli con diritto di voto. Anche per il Consiglio è prevista la nomina di un presidente che presiede le riunioni e le deliberazioni sono valide a maggioranza semplice, ovvero dei presenti. Tra le delibere del Consiglio direttivo rientrano:
- approvare il programma dell’ente;
- stabilire i criteri di ammissione di nuovi soci ed esprimersi sulle domande pervenute;
- redigere il rendiconto contabile e la relazione annuale;
- eleggere, oltre al presidente, anche un vicepresidente, un segretario e un tesoriere;
- prendere provvedimenti disciplinare;
- curare gli affari dell’associazione nel cui ambito si possono assumere dipendenti, stipulare contratti di lavoro e conferire richieste di consulenza, determinare rimborsi per spese relative all’attività dell’associazione;
- curare i rapporti con banche nel cui ambito è possibile sottoscrivere finanziamenti e mutui;
Associazione culturale: da cosa è composto il patrimonio?
Il patrimonio dell’associazione culturale si compone:
- dei contributi che pervengono a qualsiasi titolo;
- dai beni strumentali;
- dai beni mobili.
Il patrimonio deve essere utilizzato unicamente per le attività stabilite dallo statuto dell’associazione culturale. Pertanto i singoli non possono avanzare pretese o chiederne la divisione.
Il divieto di distribuire gli utili
In tale ambito, vige il divieto della distribuzione degli utili. Più esattamente è vietato distribuire, anche in maniera indiretta, utili o avanzi, fondi o riserve appartenenti all’associazione. Gli utili o gli avanti vanno utilizzati per realizzare le attività dell’associazione e quelle strettamente connesse.
Il bilancio dell’associazione
Il bilancio dell’associazione è annuale e solitamente inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno. Spetta, come detto, al Consiglio direttivo predisporre il rendiconto contabile economico e finanziario all’interno del quale devono essere riportate le entrate, suddivise per voci analitiche, i contributi, i beni, i lasciti pervenuti, e le spese sostenute. Il rendiconto va accompagnato dalla relazione illustrativa curata dallo stesso Consiglio direttivo. Tutti e due i documenti sono sottoposti all’approvazione dell’Assemblea dei soci nel termine dei 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio.
I libri sociali dell’associazione culturale
Tra i libri sociali che l’associazione deve tenere ricordiamo:
- il Libro dei soci, consistente in un registro dove sono riportati i nomi, i cognomi e le generalità dei dei soci, insieme alla data dell’adesione e della quota pagata;
- il libro delle convocazioni del Consiglio direttivo, dell’assemblea dei soci e degli altri soci nel quale vengono raccolti i verbali delle riunioni. Anche per questo registro vanno annotate le date delle assemblee, i partecipanti, gli argomenti trattati, i risultati delle votazioni e le firme dei soci presenti;
- i fogli di cassa nei quali si riportano le entrate e le uscite.
