I costi sostenuti per il rifornimento di carburante del veicolo sono un fattore molto importante, se riguarda un libero professionista, un’azienda o un lavoratore autonomo, in relazione alla possibilità di dedurli e detrarre l’IVA pagata al distributore.
Fino a tre anni fa (30 giugno 2018) era sufficiente utilizzare le famose schede carburante, ma poi, la legge ha imposto l’obbligo di pagamento tracciabile e l’emissione di fattura elettronica da parte del gestore del distributore nel caso l’acquirente sia un soggetto passivo di IVA. La nuova normativa, attualmente vigente, è stata introdotta al fine di evitare l’evasione fiscale o di manomettere gli importi delle spese effettuate per l’acquisto di carburante da parte di professionisti e aziende, in sede di dichiarazione dei redditi.
Sistemi di pagamento autorizzati per scaricare i costi del carburante
Quindi, dal 1° gennaio 2019, se si vuole avere la possibilità di scaricare i costi effettuati per rifornire il veicolo di carburante, sia esso benzina, GPL, metano o diesel, è indispensabile che il pagamento avvenga tramite carta di credito/debito o prepagata, bonifico/assegno bancario o postale, vaglia cambiario/postale, addebito diretto in conto corrente, carta carburante emessa da una compagnia petrolifera.
E’ bene sottolineare che le carte utilizzate come metodo di pagamento tracciabile, debbano essere rilasciate da un operatore finanziario sottoposto all’onere di comunicazione all’anagrafe tributaria. Inoltre, devono essere intestate al soggetto che svolge l’attività economica.
A questo punto, entriamo nel dettaglio per scoprire come e con quali limiti i suddetti soggetti possono dedurre le spese e detrarre l’IVA per l’acquisto di carburante, anche a seconda della destinazione d’uso del veicolo.
Scaricare spese carburante: deduzione e detrazione IVA
Come già accennato, i soggetti passivi IVA, come aziende, professionisti e lavoratori autonomi possono portare in deduzione i costi sostenuti per il rifornimento di carburante, ma rispettando determinati limiti previsti dalla legge. E’ fondamentale fare una distinzione tra veicoli ad uso esclusivo e strumentale, ad uso pubblico e ad uso promiscuo. Inoltre, se sono stati concessi a lavoratori dipendenti o a rappresentanti e agenti di commercio.
Ad ogni modo, resta un punto fermo l’obbligo di effettuare i pagamenti relativi all’acquisto di carburante per rifornire i veicoli, in modalità tracciabile, se si vuole fruire delle agevolazioni fiscali. I soggetti passivi IVA devono chiedere al distributore di rilasciare la fattura elettronica allo scopo di poter certificare le spese effettuate e portarle in deduzione.
Le agevolazione fiscali per l’acquisto di carburante
Il professionista, così come l’azienda e fermo restando che il mezzo di trasporto è da loro utilizzato per lo svolgimento della professione, può dedurre il 20% dei costi inerenti il carburante e portare in detrazione il 40% dell’IVA applicata su di essi. Non cambiano le percentuali per i veicoli ad uso promiscuo. Invece, costituiscono un’eccezione alla regola i seguenti mezzi di trasporto:
- ad uso esclusivo e strumentale dell’attività compiuta, per cui i costi sono interamente deducibili;
- ad uso pubblico, per cui le spese sono deducibili per l’intero importo;
- concessi al dipendente, per cui i costi sono dedotti al 70%;
- concessi a rappresentati e agenti di commercio, per i quali le spese sono deducibili all’80%.
Se la legge prevede delle eccezioni alla regola del 20% di deducibilità dei costi per il rifornimento di carburante al veicolo, allo stesso modo ha previsto dei limiti sulla detraibilità dell’IVA al 40%.
Infatti, tali limitazioni sono rappresentate dai veicoli predisposti al trasporto di persone o beni con una massa fino a 3.500 kg; dai veicoli con una portata massima di otto persone + il conducente; dai veicoli non utilizzati esclusivamente per l’attività svolta.
E’ bene sottolineare che gli agenti di commercio, la cui attività professionale trova come presupposto fondamentale l’utilizzo dell’auto, oltre a fruire della deducibilità all’80% dei costi per il carburante, può detrarre il 100% dell’IVA.
Certificazione degli obblighi per la vendita di carburante: l’eccezione
Abbiamo già parlato dell’obbligo di emissione di fattura elettronica per la certificazione dell’avvenuta vendita di carburante. Il che, significa che questo vale anche per tutta la filiera, dalla produzione della compagnia petrolifera fino alla distribuzione finale.
Tuttavia, occorre precisare che esiste un’eccezione alla regola riguardante i distributori di carburante al dettaglio che non sono assoggettati a questo onere solo per la vendita di carburante nei confronti di clienti non soggetti ad IVA. Ricordiamo che i titolari di partita IVA che si avvalgono del regime forfettario o di quello dei minimi non possono dedurre le spese effettuate per il rifornimento di carburante. Per tale motivo, l’emissione di fattura elettronica a nome di tali soggetti è inutile.
Spese carburante da scaricare: come funziona con l’auto aziendale
L’auto aziendale è concessa al dipendente prevalentemente per viaggi di lavoro, anche se, quando è concessa ad uso promiscuo, ne prevede l’utilizzo anche a fini personali. Ad ogni modo, quando il lavoratore rifornisce il veicolo di carburante, deve chiedere al distributore di emettere fattura elettronica intestata all’azienda, visto che ne risulta intestataria. Ciò vale anche se il dipendente ha pagato con la propria carta di credito.
Ai fini della deducibilità, gli aspetti che contano sono i seguenti:
- la spesa deve essere riconducibile all’azienda tramite la certificazione del pagamento tracciabile;
- il costo sostenuto deve essere rimborsato al lavoratore dipendente, mediante strumenti tracciabili.
I dati da fornire al distributore per l’emissione della fattura elettronica
La fattura elettronica come certificazione del pagamento inerente il rifornimento di carburante, che serve per scaricare i relativi costi, può essere richiesta se è stata già attivata la modalità di ricezione. Per farlo, è sufficiente accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate, selezionare il menù “Fatture e corrispettivi” e mediante le credenziali effettuare la registrazione.
La ricezione delle fatture elettroniche può avvenire, a scelta, tramite PEC o mediante un intermediario o ancora tramite software apposito con la presenza di un codice destinatario.
Per un corretto rilascio della fattura elettronica, il distributore deve essere a conoscenza del codice fiscale del cliente che ha acquistato il carburante, della partita IVA del professionista, dell’indirizzo e della PEC o del codice destinatario.
Per una modalità immediata, è possibile generare e scaricare un codice QR tramite l’Agenzia delle Entrate che contiene tutte le informazioni necessarie per la fatturazione elettronica da parte del distributore.
La fattura elettronica deve contenere obbligatoriamente i dati che identificano l’acquirente e la targa del veicolo con il suo chilometraggio.
