L’utilizzo dell’auto aziendale da parte dei collaboratori dell’impresa (intesi come dipendenti o collaboratori) è un fenomeno diffuso nelle realtà aziendali e, pertanto, deve essere gestito per le varie ricadute fiscali e contabili che può determinare.
Auto aziendale per il solo uso lavorativo e per utilizzo promiscuo
È di fondamentale importanza chiarire che l’uso dell’auto aziendale può essere:
- per utilizzo esclusivamente aziendale. In tal caso l’auto deve essere utilizzata solo per finalità di lavoro e non private. La vettura dove essere lasciata in azienda al termine della giornata lavorativa e non può essere utilizzata per il tragitto casa-lavoro;
- per utilizzo promiscuo. In tal caso si concede l’utilizzo della vettura aziendale anche per le finalità private, oltre alle missioni lavorative. È permesso, pertanto, percorrere il tragitto casa-lavoro, ma anche l’uscita domenicale e le vacanze estive.
Auto aziendale: chi paga il carburante?
Normalmente i costi di acquisto e di manutenzione dell’auto aziendale sono a carico dell’azienda. Per l’acquisto del carburante, invece, bisogna far riferimento agli accordi stipulati tra il datore di lavoro e l’utilizzatore della vettura. La prassi più comune vuole che per il pagamento del carburante si faccia riferimento alle tabelle Aci, annualmente determinate, e alle percentuali indicate dall’Agenzia delle entrate per il rimborso chilometrico.
Rimborso chilometrico per auto intestata ad azienda o utilizzatore
È differente il rimborso chilometrico in base al fatto che l’auto sia intestata all’azienda o all’utilizzatore. In quest’ultimo caso, il collaboratore mette a disposizione la propria auto personale per le trasferte di lavoro, sostenendo i costi in anticipo e chiedendo un rimborso chilometrico. A tal proposito, la legge di Bilancio 2018 (legge numero 205/2017) ha previsto che, a partire dal 1° luglio 2018, per il pagamento delle spese del carburante per esigenze aziendale siano utilizzati mezzi di pagamento tracciabili. La norma è riferita sia ai fini della deduzione del costo che della detrazione dell’Iva. Di conseguenza, dal 1° gennaio 2019 sono state abrogate le schede carburanti, in ottemperanza all’obbligo generalizzato di utilizzo della fattura elettronica.
Metodi di pagamento idonei per il pagamento del carburante
In conseguenza delle disposizioni della legge di Bilancio 2018, l’Agenzia delle entrate è intervenuta con il provvedimento numero 73203 del 2018, per individuare i mezzi di pagamento ritenuti idonei per l’acquisto del carburante. Vi rientrano:
- le carte di credito;
- le carte di debito;
- il bonifico bancario o postale;
- l’addebito diretto;
- le carte prepagate;
- il bollettino postale;
- altri metodi di pagamento elettronico che consentano l’addebito in conto corrente;
- le carte carburante e i buoni carburante con pagamento elettronico;
- le carte utilizzate nei contratti di netting con pagamento elettronico.
I benefit legati all’utilizzo dell’auto aziendale
L’auto aziendale a uso promiscuo è la tipologia di utilizzo più tipica per il fringe benefit del collaboratore. L’assegnazione dell’auto e il relativo utilizzo segue delle regole ben precise, contenute nel contratto individuale che l’azienda stipula con l’utilizzatore. Le aziende che offrono l’utilizzo della vettura aziendale come benefit ai propri collaboratori stipulano, di norma, un contratto di noleggio o di leasing con un concessionario per ottenere l’auto da fornire al dipendente.
Auto aziendale a uso promiscuo: chi può usarla e per cosa
L’assegnazione dell’auto al collaboratore avviene mediante un contratto individuale tra datore di lavoro e dipendente. Nel contratto di assegnazione si possono trovare tutte o solo alcune delle seguenti possibilità:
- l’indicazione che l’auto è assegnata al collaboratore per lo svolgimento del suo lavoro e per l’uso personale;
- le altre persone, oltre al dipendente, che possono utilizzare la vettura;
- quali sono gli obblighi che il conduttore deve rispettare;
- se il collaboratore debba o meno versare una quota al datore di lavoro per l’utilizzo dell’auto.
Tassazione dell’auto aziendale per uso promiscuo
L’utilizzo dell’auto in modo promiscuo, configurandosi come benefit concesso al dipendente in aggiunta alla normale retribuzione, è soggetto a parziale tassazione. Per il calcolo della quota di benefit che andrà a comporre il reddito imponibile assoggettabile a Irpef del collaboratore, si utilizzano le tabelle dell’Aci che vengono aggiornate ogni anno con la legge di Bilancio. La tassazione normale è pari al 30% dell’importo corrispondente a una percorrenza di 15.000 chilometri. L’importo è variabile a seconda del modello dell’auto e di altri fattori riportati nelle tabelle Aci. In queste tabelle, dunque, vengono riportati i costi medi a chilometro a seconda del modello di auto. Per un calcolo corretto, il datore di lavoro deve ripartire l’importo previsto dalle tabelle Aci per il numero di giorni in cui il collaboratore ha utilizzato effettivamente l’auto.
Tassazione fringe benefit auto aziendale: un caso concreto
Facendo un esempio pratico sulla tassazione del fringe benefit legata all’utilizzo promiscuo di un’auto aziendale, si può prendere in considerazione l’uso di una Jeep Renegade 1300 da 150 cavalli. Per ogni modello esatto, le tabelle Aci riportano il costo chilometrico convenzionale, pari a poco più di 50 centesimi per questo modello di vettura. I 50 centesimi vanno moltiplicati per 15.000, per un totale di circa 8.000 euro. Di questi, il 30%, cioè 2.400 euro, finiscono nella busta paga del lavoratore. Se il lavoratore dovesse utilizzare l’auto solo per 25 giorni al mese, occorre quantificare l’uso effettivo, pari a circa 200 euro al mese di benefit. Mensilmente, dunque, il collaboratore vedrà questo l’importo nel suo cedolino.
Auto aziendale a uso promiscuo: chi paga la benzina?
I costi sostenuti per il carburante dell’auto aziendale per uso promiscuo spettano in parte al collaboratore e in parte al datore di lavoro. Nell’utilizzo della vettura aziendale durante il lavoro, il collaboratore ha diritto a ottenere il rimborso delle spese sostenute per la benzina. Tale rimborso non viene riconosciuto in base alle ricevute che certificano la spesa del collaboratore, ma da calcoli su ulteriori tabelle Aci, stavolta riguardanti i costi chilometrici. Grazie a queste tabelle, i datori di lavoro calcolano la quota convenzionale che costituisce il rimborso spettante al collaboratore.
